Skuteczne zarządzanie dokumentami wewnątrz dowolnej formy prowadzonej działalności stało się w dzisiejszych czasach tematem priorytetowym. Wynika to bardzo często z powiązań pomiędzy dokumentami a ustalonym schematem działań, obowiązującym w danej firmie. Schematy te obligują użytkowników do określonych działań związanych z weryfikacją, analizą lub zatwierdzeniem procesu na każdym szczeblu struktury przedsiębiorstwa.
Obieg dokumentów Elektroniczny obieg dokumentów z OCR: Comarch DMS
Korzyści i funkcje
Obsługa firmowej korespondencji na wiele sposobów – aplikacja, system lub dostępna www
Pełna digitalizacja dokumentów firmowych
Łatwy sposób importu dokumentów skanowanych – automat
Wzrost wydajności dzięki precyzyjnemu delegowaniu zadań z możliwością rozliczenia efektów np. kontrola czasu
Aktualne informacje odnośnie statusów dokumentów/zadań.
Automatyzacja procesów, zwiększenie wydajności, alerty monitorujące statusy, dostęp z dowolnego miejsca
Pełna integracja z systemem ERP w zakresie analityki oraz powiązania dokumentami
Analiza realizowanych procesów
Modelowanie procesów
Intuicyjność rozwiązania pozwala na budowę złożonych diagramów z możliwością prostego łączenia wskazującego kierunek działania. Dedykowanie zadań oraz nadawanie uprawnień odbywa na każdym etapie w stosunku do osób nadzorujących proces oraz wykonujących zlecone zadania. Stworzone schematy pozwalają odzwierciedlać cykliczne lub jednorazowe działania w obrębie firmy z możliwością definiowania warunków pozwalających na przejście kolejnych etapów schematu.
Wielofirmowość
Funkcjonalność ta doskonale sprawdza się w modelu holdingowym, grupach kapitałowych, gdzie zarządzanie dokumentami może odbywać się z wybranej lokalizacji.
Obsługa zgłoszeń związanych z procedurami ISO
Rozwiązanie DMS pozwala skutecznie realizować zadania określone w ramach obowiązujących procedur systemu zarządzania jakością (ISO) poprzez:
- określenie niezbędnej dokumentacji wynikającej z procedór
- zgłaszanie wniosków racjonalizatorskich (kaizen)
- zgłoszeń wymagających działań korygująco-zapobiegawczych
Dostęp do kluczowych informacji na temat realizowanych dokumentów
Rozwiązanie pozwala na weryfikację przez pracownika najistotniejszych informacji związanych delegowanymi zadaniami:
- statusy dokumentów
- statusy procesów
- poziomy realizacji
Współpraca z programami OCR
Aktualne wersje Comarch DMS z 2020 roku umożliwiają współpracuje z Comarch OCR.
Zastosowanie takiego rozwiązania umożliwia graficzne rozpoznawanie tekstu (np. pdf, jpg) z możliwością dalszego przetwarzania w celu pozyskania danych typu:
- NIP kontrahenta
- Stawka VAT
- Rachunek bankowy
Funkcjonalność rozwiązania wpływa pozytywnie na:
- Zmniejszenie ilości błędów podczas wprowadzania danych
- Skrócenie czasu pracy
Możliwość pracy na komputerze i urządzeniach mobilnych
Rozwiązanie Comarch DMS daje możliwość pracy na wielu platformach z możliwością pracy również poza biurem.
- Aplikacja stacjonarna
- Aplikacja webowa – komputer
- Aplikacja webowa mobile
- Dedykowana wersja mobilna dostępna na platformach iOS i Android
Automatyzacja i robotyzacja procesów
Rozwiązanie Comarch DMS pozwala na automatyzację czynności oraz procesów poprzez użycie odpowiednich reguł, co znacznie skraca działania w zakresie
- wypełniania dokumentów,
- procesowania dokumentów.
